Una procedura ben definita è solo il punto di partenza. Affinché un sistema di gestione della qualità (SGQ), basato su procedure operative standard (SOP), sia efficace, deve essere costantemente monitorato, verificato e migliorato. Questo modulo esplora i meccanismi essenziali per garantire che le procedure rimangano rilevanti, efficienti e conformi nel tempo, seguendo il principio fondamentale del ciclo di Deming: Plan-Do-Check-Act (PDCA).

1. Monitoraggio delle Prestazioni delle Procedure

Il monitoraggio è l'attività continua e sistematica volta a verificare che le procedure vengano eseguite come previsto e che producano i risultati desiderati.

1.1. Indicatori Chiave di Prestazione (KPIs)

Per monitorare una procedura, è necessario definire metriche chiare e misurabili. I KPI per le procedure possono includere:

Tasso di Conformità: Percentuale di volte in cui la procedura è stata seguita correttamente rispetto al totale delle esecuzioni.

Tempo di Ciclo (Cycle Time): Tempo necessario per completare l'attività coperta dalla procedura.

Tasso di Errore/Non Conformità: Frequenza con cui l'esecuzione della procedura porta a risultati non conformi.

Costi Associati: Analisi dei costi diretti e indiretti legati all'esecuzione della procedura.

1.2. Strumenti di Raccolta Dati

I dati devono essere raccolti in modo oggettivo. Gli strumenti includono:

Checklist di Osservazione: Utilizzate durante l'esecuzione diretta dell'attività.

Sistemi Software (ERP/MES): Tracciamento automatico dei tempi e degli esiti.

Reportistica Operativa: Revisione periodica dei log e dei registri generati dalle attività.

2. L'Audit di Sistema e di Processo

Mentre il monitoraggio è quotidiano o settimanale, l'audit è una verifica strutturata e periodica condotta da personale indipendente (interno o esterno) per valutare l'efficacia del sistema documentato.

2.1. Tipi di Audit Rilevanti

Audit di Prima Parte (Interno):