Una procedura di qualità non è solo un documento formale; è una comunicazione precisa. La sua efficacia dipende intrinsecamente dalla chiarezza del linguaggio utilizzato e dalla rappresentazione visiva dei processi. Questa lezione si concentra su due pilastri fondamentali: la terminologia standardizzata e l'uso strategico dei diagrammi di flusso (flowchart).

1. La Standardizzazione della Terminologia: La Chiave della Comprensione Universale

Nel contesto della qualità (ISO 9001, Six Sigma, Lean), l'ambiguità è il nemico numero uno dell'efficienza. Ogni termine utilizzato all'interno di una procedura deve avere un significato univoco e universalmente accettato all'interno dell'organizzazione.

1.1. Creazione di un Glossario Aziendale

Prima di redigere qualsiasi procedura, è fondamentale stabilire un Glossario Aziendale. Questo documento deve:

Definire i Termini Chiave: Elencare tutti i termini tecnici, acronimi e sigle specifiche del processo (es. Non Conformità, Azione Correttiva, Rilascio Prodotto, Input/Output).

Assegnare Definizione Univoca: Per ogni termine, fornire una definizione breve, chiara e inequivocabile che non lasci spazio a interpretazioni soggettive.

Indicare la Riferimento Normativo (se applicabile): Se il termine deriva da uno standard (es. ISO 9000), citare la fonte.

Perché è Cruciale?

Quando un operatore, un manager o un auditor legge una procedura, deve essere certo di capire esattamente cosa si intende con ogni parola. Una terminologia non standardizzata porta a:

Esecuzione errata del compito.

Registrazioni incoerenti.

Difficoltà negli audit interni ed esterni.